mercredi 28 février 2024
AccueilPartage d'expertiseLes bonnes pratiques à adopter en 2024 pour une gestion efficace des...

Les bonnes pratiques à adopter en 2024 pour une gestion efficace des dépenses

Date :

En cette fin d’année, les entreprises font le bilan et réfléchissent à leur stratégie pour 2024. C’est le bon moment pour optimiser les processus, et notamment la gestion des dépenses en entreprise pour commencer la nouvelle année du bon pied. Cet article vous présente les bonnes pratiques à adopter pour gérer ses dépenses professionnelles efficacement.

L’année 2023 touche à sa fin, et comme la plupart des gens, vous songez aux résolutions de votre société pour 2024. En entreprise, la gestion des dépenses professionnelles des employés est une pratique essentielle mais qui peut s’avérer compliquée. C’est pourquoi il est important de mettre en place des bonnes pratiques pour optimiser ses processus, dès le mois de janvier.

Tout d’abord, et surement l’une des étapes les plus importantes, est de définir une politique des dépenses claire. Celle-ci doit englober les règles et les limites à respecter, ainsi que les directives concernant les frais de déplacement (montants, distances, fréquence, etc.) et les remboursements de notes de frais. La politique devra définir des plafonds de remboursement en fonction des catégories de dépenses, pour éviter les abus. Vos employés doivent connaître et comprendre ces règles pour mieux les respecter et éviter les problèmes ou débordements.

Pour simplifier les processus de gestion des dépenses professionnelles et des notes de frais, il peut être très utile d’utiliser un logiciel spécialisé dans cette tâche. Celui-ci pourra simplifier l’envoi des notes de frais pour les employés et ainsi éviter les erreurs ou les oublis. La transmission des justificatifs en sera également favorisée. Le traitement de ces documents sera alors grandement facilité pour le département comptable et in fine bénéfique à l’entreprise. Centraliser les dépenses des collaborateurs permettra de favoriser le contrôle et la supervision pour l’entreprise. Il est important de bien rappeler que l’envoi de justificatifs est essentiel au bon remboursement et à une bonne comptabilité. L’avantage d’une solution de gestion des frais professionnels : il est impossible de soumettre une dépense sans justificatif pour des catégories définies.

Dans la lignée du conseil précédent, l’intégration de l’intelligence artificielle au sein de son logiciel de notes de frais ou de son processus de gestion des dépenses apparaît de plus en plus utile pour les entreprises. En effet, l’IA permet, entre autres, l’automatisation de la création d’une dépense ainsi que la reconnaissance intelligente des informations sur un reçu. Ces critères ont l’avantage de réduire le temps de traitement manuel de leurs notes de frais par les employés. Dans la continuité de cet argument, utiliser un logiciel de type OCR (Optical Character Recognition) qui intègre l’IA est optimal pour traiter les reçus et factures et gagner en efficacité. Le temps gagné en entreprise est souvent synonyme de réduction des coûts, ce qui, dans le climat économique actuel, est le bienvenu. L’IA permet également de vérifier automatiquement les reçus et dépenses soumis et ainsi éviter au maximum les erreurs ou fraudes potentielles.

Comme présenté plus haut, définir une politique claire des dépenses est primordial. Qui dit politique des dépenses, dit contrôle de celle-ci, ce qui peut rapidement s’avérer compliqué et chronophage. C’est pourquoi, utiliser l’intelligence artificielle pour implémenter les contrôles nécessaires et s’assurer que les règles en vigueur ne sont pas dépassées s’avère être un choix pertinent pour l’entreprise et ses employés.

Dans certaines entreprises et structures, il est parfois plus simple de mettre à disposition des collaborateurs des cartes de paiement professionnelles, pour éviter l’avancement de dépenses par les employés et le dépassement des seuils autorisés ou les remboursements trop tardifs. Des cartes bien configurées, fonctionnant seulement après demande par l’employé et validation par le manager d’un budget précis, sont de vrais atouts pour faire respecter sa politique de dépenses et faciliter les paiements des collaborateurs. Celles-ci peuvent être virtuelles ou physiques, sont activables au sein de l’application de gestion des dépenses choisie et peuvent être bloquées en cas de perte ou autre souci.

Pour bien faire respecter une politique de dépense, il faut correctement la communiquer aux employés. Il est ainsi bénéfique de prendre le temps de former et d’informer les employés en toute transparence, sur les seuils à ne pas dépasser, les délais à respecter et les documents à fournir. Si la politique évolue, il faudra transmettre les changements aux employés dès l’entrée en vigueur pour qu’ils puissent en prendre connaissance et les appliquer en conséquence. Il sera peut-être nécessaire de proposer des formations en ce qui concerne les nouveaux outils utilisés, comme un logiciel de gestion des dépenses utilisant l’intelligence artificielle.

Enfin, bien évidemment, il faudra rester vigilant et effectuer des contrôles réguliers des notes de frais des collaborateurs afin de s’assurer de leur conformité avec la politique en vigueur et de la véracité des informations rentrées comparées aux informations sur les reçus. Comme vu plus haut, cela peut être traité automatiquement grâce à l’intelligence artificielle et aux logiciels dédiés à la gestion des dépenses.

Expensya, solution de gestion des dépenses professionnelles, est une plateforme permettant d’implémenter tous ces conseils facilement, au sein d’une interface pensée pour les utilisateurs. Elle intègre l’intelligence artificielle pour le traitement des notes de frais et des dépenses. Grâce à Expensya, vous pourrez optimiser vos processus et entrer dans l’année 2024 de manière positive.

Derniers articles

Dans la même catégorie

Cybersécurité : Les défis de l’explicabilité dans le monde complexe des intelligences artificielles

L’intelligence artificielle a révolutionné de nombreux domaines dont celui...

Contenus Médias : Naviguer Dans l’Océan des Algorithmes des Réseaux Sociaux

Les réseaux sociaux dictent les règles du jeu pour...

Co-innover, un axe de compétitivité stratégique

L’innovation est incontestablement un marqueur de compétitivité stratégique pour...

L’alliance de technologies souveraines : un must have

Le sujet de la cybersécurité n’a jamais été aussi...

Commerce international et nouvelles technologies : l’avis de Saaswedo

Développer sa présence à l’export dans l’industrie de la...